Sistem Perpustakaan Digital

Perpustakaan adalah suatu ruang dimana di dalamnya terdapat buku-buku yang disusun berdasarkan sistem tertentu untuk digunakan sebagai media mencari ilmu dan wawasan setiap orang. Seiring dengan bertambahnya waktu maka ilmu pengetahuan juga berkembang dengan pesat sehingga inventaris buku pada perpustakaan juga akan semakin bertambah, begitu pula dengan anggota perpustakaan yang secara linier juga akan bertambah. Maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menampung dan mengakses semua data-data tersebut secara cepat dan tepat. Sebagai solusinya, data-data tersebut dibuat komputerisasi dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan yang data-datanya dapat dimasukkan ke dalam database sehingga memudahkan pengguna perpustakaan dalam mencari informasi buku yang diinginkan dan pendataan buku-buku yang dilakukan semuanya dengan komputerisasi.

Sistem Perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaaan (SIPERPUS) merupakan sebuah system yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajement, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Sistem Informasi pada Perpustakaan merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya bekerja secara sistemitis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghansilkan bentuk bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi menajemen perpustakaan.

Seiring perkembangan jaman yang berdampak pada semakin berkembangnya teknologi, perpustakaan tentu dituntut untuk dapat beradaptasi dengan perkembangan tersebut. Salah satu elemen penting dalam perkembangan perpustakaan yaitu sistem informasi yang dituntut untuk berjalan dengan cepat dan tepat.

Menurut Sumardi (2011), “Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah perangkat lunak berbasis WEB dan barcode scanner yang bermanfaat untuk membantu pengelola perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya, misalnya melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku, katalogisasi, pencatan kegiatan sirkulasi buku, pembuatan laporan, kartu anggota dan sebagainya. Selain itu, dapat pula digunakan oleh anggota perpustakaan dan pengguna umum untuk mencari buku dengan kategori tertentu, melakukan pemesanan buku, dan melihat data peminjamannya serta besar dendanya (jika ada)”

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk antara lain:

1. Sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Biasanya disebut juga dengan Automasi Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang biasanya diintegrasikan antara lain pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya.
2. Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk Teknologi Informasi. Biasanya dikenal dengan istilah Perpustakaan Digital.

Tujuan dari penggunaan sistem informasi pada perpustakaan adalah agar dapat diakses dari mana saja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu, cepat dan akurat dalam melakukan sistem barcode pada sirkulasi, dibangun menggunakan open source sehingga tanpa perlu menggunakan lisensi dan bersifat gratis, data disimpan secara terpusat pada server sehingga setiap orang dapat menggunakan informasi yang sama, proses update data lebih lebih praktis, dan pembuatan laporan dapat dibuat dengan lebih cepat sehingga mempercepat dalam pengambilan keputusan.

Setiap perubahan dalam hal apapun, termasuk perubahan Perpustakaan yang semula konfensional menjadi ber-Sistem Informasi atau Digitalisasi tentunya terdapat kelemahan atau kekurangan disamping kelebihan dan manfaatnya. Kelemahan-kelemahan Sistem Informasi dalam Perpustakaan antara lain dapat berupa:

1. Membutuhkan biaya yang besar : biaya besar tersebut adalah untuk membeli PC (personal computer), untuk sewa teknisi atau pekerja yang dapat membuat dan mengoperasikan di awal, yang tentunya pekerja tersebut adalah ahli dalam bidangnya, dan memakan gaji yang lebih di banding pekerja sebelumnya.
2. Hanya PC yang terinstal yang dapat digunakan : semakin banyak PC yang terinstal maka akan semakin memudahkan pencarian, dan tentu saja membutuhkan PC lebih serta biaya lebih.
3. Pengguna yang Awam : ketika PC telah di install maka Perpustakaan juga harus dapat mensosialisasikan penggunaan media atau sistem informasi tersebut. Karena tidak semua pengunjung melek teknologi.

Berikut ini adalah contoh sistem perpustakaan digital Universitas Gunadarma.

Menu-menu yang disediakan oleh Sistem Perpustakaan Universitas Gunadarma, antara lain:

a. Informasi Peminjaman : Untuk melihat dan memantau informasi peminjaman buku dari setiap fakultas dan juga koleksi buku per tahun.

b. Jurnal Ilmiah : Berisi pengolahan jurnal dan paper, mengisi data baru, mengedit dll.

c. Penulisan Ilmiah : Berisi pengolahan penulisan ilmiah, antara lain mengisi data baru, mengedit mencari, dll.

d. Katalog Buku : Berisi pengolahan buku, antara lain pencatatan, katalogisasi buku baru, mengedit, mencari buku, dll.

e. Staff & Petugas : Untuk melakukan login staff dan petugas perpustkaan.

Sebelum sistem informasi perpustkaan dibuat kita harus merancang dan membuat alur proses yang terdapat di dalam sistem perpustakaan digital. Berikut ini adalah flowchart dari sistem perpustakaan digital.